As empresas adotam várias medidas para se protegerem do roubo digital de informações e de ataques cibernéticos. Um investimento que se justifica. Estudo realizado pela IT Barracuda Networks, e citado pela CIO from IDG, aponta que 46% das mil empresas pesquisadas sofreram pelo menos um incidente de segurança desde o início do isolamento social adotado contra o novo coronavírus. Mais da metade (51%) também identificou crescimento no número de ataques de phishing por e-mail.
No entanto, as companhias nem sempre olham com o devido rigor para possíveis brechas envolvendo a impressão de documentos. A segurança deles exige a adoção de várias camadas de proteção e acesso. Atualmente, a impressão na nuvem é uma solução que ajuda manter o sigilo de documentos, além de reduzir custos com impressões desnecessárias e gerar relatórios personalizados.
O colaborador, que havia sido previamente autorizado a ter acesso ao documento por meio de senha, é autorizado a retirar os impressos somente ao se identificar no equipamento. Essa solução evita que papéis fiquem expostos na bandeja enquanto o funcionário não chega até ela. E possibilita que só pegue o documento, por exemplo, quando estiver sozinho, ou ao se certificar de que ninguém está olhando.
Da mesma maneira, a gestão eficiente com um software de impressão em nuvem torna possível imprimir diretamente do celular, tablet e notebook, somente no equipamento da empresa, de forma que o papel só seja retirado na impressora da companhia pelo colaborador ou por outra pessoa autorizada. Soluções avançadas podem oferecer criptografia entre a transmissão e o recebimento. A tecnologia hoje disponível também possibilita a rastreabilidade por meio do uso de marca d'água e de auditoria de impressão.
Um outro ponto vulnerável ocorre quando se digitaliza um documento e é preciso salvá-lo localmente, antes de poder enviá-lo por e-mail ou armazená-lo na nuvem. Uma cópia do documento em um computador da empresa torna-se um risco adicional para a segurança da informação nele contida. No entanto, é possível fazer com que a impressora o envie automaticamente para a nuvem.
A gestão segura de documentos requer, portanto, controle de acesso, dispositivos e rede seguros, bem como liberação controlada e segura do papel impresso. Assim, é possível ter tranquilidade no manuseio de documentos importantes, restringindo as possibilidades de vazamento.
*Rodrigo Reis, diretor comercial e sócio da Reis Office
