Engana-se quem acredita que seus negócios estão sob controle sem um devido processo de verificação de suas partes contratadas, pois neste século repleto de novas tecnologias não há como ignorar os riscos e ameaças que vêm de qualquer relação negocial.
Por mais éticos que sejam seus colaboradores, a confiança neles depositada jamais poderá isentá-los das devidas precauções que as circunstâncias exigem. Em um mundo em que não basta ser honesto, deve-se parecer honesto, todo cuidado é pouco para que eventuais descontrações não sejam confundidas com imprudência.
Protocolos de como agir devem ser elaborados e seguidos à risca, e suas evidências, guardadas, caso algum dia a lisura de determinadas ações seja questionada. Foi nesse sentido que a Lei 12.846/2013 foi editada, tornando-se nacionalmente conhecida como Lei Anticorrupção.
Em dezembro de 2013, próximo à entrada em vigor desta lei, foi realizada uma pesquisa pela empresa ICTS Protiviti? sobre a maturidade dos sistemas de prevenção à corrupção nas empresas brasileiras da qual resultou que, apesar de 61% dos responsáveis das empresas entrevistadas afirmarem conhecer os riscos advindos da relação com terceiros, 75% não possuíam um processo de verificação dos seus parceiros de negócio implementado.
Esse dado é preocupante tendo em vista que a Lei Anticorrupção responsabiliza empresas por ilícitos cometidos contra a administração pública, ainda que praticados por terceiros caso o intuito do feito seja no interesse ou benefício da empresa. Tendo em vista as severas sanções elencadas na lei -- dentre as quais podemos citar a multa de até 20% do faturamento bruto do último exercício financeiro da empresa -- uma eventual sanção desta magnitude em decorrência de atos de terceiros reforça a imprescindibilidade de se avaliar com quem contratamos.
Exposta a relevância do tema, como esse problema poderia ser evitado e como fazer para conhecer as partes com quem se faz negócios? Uma das formas é a pesquisa de integridade, conhecida internacionalmente como Due Diligence de Integridade - DDI, que em tradução livre significaria "diligência prévia".
Para que se possa realizar tal diligência prévia dos riscos de terceiros, deverão ser identificados a empresa que se pretende contratar e seus sócios, por meio de seu CNPJ e CPFs, respectivamente, ou as pessoas físicas que proverão o produto ou serviço, por meio de seus CPFs, quando não houver uma pessoa jurídica constituída.
É recomendável que o interessado informe qual a relação de negócio que se pretende desenvolver por meio da parceria, tendo em vista que o papel principal da análise é averiguar, por meio de um balanço do perfil comercial, a que riscos eventualmente estaria exposto o contratante ao se relacionar com o potencial contratado.
O monitoramento dos contratados e subcontratados deve ser realizado periodicamente. Havendo qualquer sinal de irregularidade em qualquer momento da contratação, tal indício deverá ser imediatamente comunicado à empresa para que as medidas cabíveis possam ser adotadas.
A realização de diligências capazes de averiguar os pormenores de com quem se pretende fazer negócios é uma prática internacionalmente utilizada por grandes e pequenas empresas, que está em linha com a análise ética e reputacional dos terceiros, muitas vezes exigida para a continuidade das relações corporativas, principalmente por ser elencada como um dos pilares essenciais de um Programa de Integridade. Porém mais do que isso, é cumprir um princípio básico dos negócios que é conhecer o máximo de informações possíveis sobre a outra parte de modo que as tomadas de decisão sejam mais seguras e eficientes.
Se a ter informação é obter vantagem competitiva, não há motivos para não investir em uma pesquisa por fontes públicas para obter a melhor negociação ou resolver conflitos, como uma renegociação contratual ou uma troca de fornecedor.
O escopo da pesquisa pode variar conforme a necessidade, mas alguns itens básicos normalmente serão explorados como: (i) descrição da empresa pesquisada e da atividade negocial por ela desenvolvida; (ii) descrição de quem são os sócios e suas relações societárias; (iii) situação cadastral, processual e financeira da empresa e dos sócios; (iv) pesquisa sobre mídias negativas e (v) compromisso com a conduta ética por meio de um Programa de Compliance.
Para que se realize a avaliação adequada, é necessário olhar além do CNPJ da empresa, ampliando para as pessoas que realmente tocam o negócio e tomam as decisões em nome da empresa.
Recomenda-se que a avaliação de risco seja avaliada principalmente quem possui poder de decisão sobre a situação avaliada bem como por um profissional técnico, como alguém do time de integridade (Compliance), sempre levando em consideração as avaliações de impacto e probabilidade.
Um ponto que merece atenção é que os subcontratados pelos terceiros deverão passar pelo mesmo escrutínio que os próprios terceiros. Essa exigência, entretanto, tem se distanciado da realidade empresarial.
Conforme pesquisa global de riscos de terceiros realizada pela Deloitte em 2019, 90% das empresas não reconhecem a necessidade ou possuem o conhecimento apropriado, a visibilidade ou os recursos para monitorar seus subcontratados. Apenas 8% das empresas identificam e monitoram os mais críticos, enquanto apenas 2% identificam e monitoram todos os terceiros e subcontratados.
Nesse sentido, estes são dados preocupantes, visto que as contratantes não estarão legalmente isentas de sanção caso seja cometido ilícito em seu interesse ou benefício por parte dos subcontratados.
Logo, é necessário, além de saber quem são as pessoas com que se faz negócio, acompanhá-las ao longo da relação, monitorando-as por meio de uma rotina de pesquisa de integridade contínuo e alinhado aos valores da empresa.
Por fim, é incontroversa a importância das diligências que atestem a integridade daqueles com quem se pretende estabelecer parcerias de negócio. A participação da alta direção no entendimento do cenário externo e suas repercussões internas será imprescindível caso a empresa venha a enfrentar questionamentos, seja interno ou externo, ou investigações decorrentes das contratações e alianças fomentadas.
Um relatório eficiente dará à empresa uma visão global dos riscos a que estará sujeita, trará recomendações que auxiliem a mitigação de tais riscos e possibilitará renegociações, inclusive de valores, pelo contratante, que estará mais bem informado e apto a tomar decisões mais assertivas sobre o futuro de suas parcerias. Mais do que conhecer com quem se faz negócio, a realização de diligências prévias será uma forma de obter vantagem competitiva, pois quem possui mais informações sempre levará vantagem em qualquer tipo de relação negocial.
*Bruno Galvão Ferola é sócio da P&B Compliance e advogado especialista em Compliance. Certificado em Compliance pelo Insper - SP e em Data Privacy pelo Instituto Data Privacy do Brasil. Membro do Comitê de Governança Corporativa da LEC e professor convidado em instituições de ensino
*Pedro Arantes é advogado da P&B Compliance, especialista em Direito Penal Empresarial e Criminalidade Complexa pelo Ibmec/RJ, com experiência em Responsabilidade Empresarial e Compliance pela PUC-RJ e em Compliance pelo Insper e pela FGV/RJ
