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Plano de Continuidade de Negócios como ferramenta de sobrevivência

Por Catarina Rattes e André Lopes
Atualização:
André Lopes e Catarina Rattes. FOTO: DIVULGAÇÃO Foto: Estadão

As funções de riscos, auditoria interna, controles internos e compliance, muitas vezes, são vistas como supérfluas ou não essenciais. Mas este cenário está com os dias contados.

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Como um dos muitos legados da pandemia causada pela covid-19, as linhas de defesa e projetos como levantamentos de riscos e desenvolvimento de medidas de contingência e planos de continuidade de negócios devem ganhar maior protagonismo.

É inegável que a crise que assola não apenas o Brasil, mas todo o mundo está abalando economias e preocupando empresários e gestores em escala global. No entanto, empresas com maior sofisticação em termos de governança corporativa, comitês de tomada de decisão constituídos e áreas da segunda linha de defesa mais bem estruturadas vivenciam os efeitos e impactos da crise de modo mais atenuado. Isso ocorre porque tais organizações conseguem mitigar impactos negativos e agir com mais celeridade e assertividade, na medida em que têm seus processos e controles previamente mapeados e conhecem seus riscos e ameaças internas e externas, além de respectivos impactos e abrangência.

O plano de continuidade de negócios ou PCN tem sido livro de cabeceira da alta administração de empresas que possuem este modelo de gestão voltado à continuidade dos negócios e, neste momento, vem sendo construído por muitas organizações que ainda não possuem um PCN estruturado - tanto em âmbito público quanto privado. Neste contexto, o presente artigo busca dar suporte à essas organizações, destacando a importância e conteúdo mínimo de um plano de continuidade de negócios.

O PCN deve abranger as áreas e processos essenciais, os quais devem ser definidos pela alta administração da empresa, prevendo sistemas, registros, premissas, cenários de indisponibilidade, mapeamento de fornecedores e prestadores de serviços essenciais, recursos mínimos, principais clientes, colaboradores chave, estratégias essenciais, fluxos de tomada de decisão e comunicação entre as áreas, metodologias de testes de sistemas relevantes, detalhes sobre gerenciamento de riscos e gatilhos mínimos para acionamento dos procedimentos extraordinários previstos no plano.

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Os processos de tecnologia da informação definidos como críticos no PCN devem ser periodicamente avaliados, seja em regime de testes reais, em que é de fato simulada a ocorrência de uma possível situação de crise, seja por meio de testes de "mesa", nos quais é verificado se os sistemas da companhia suportariam a implementação do PCN durante o curso regular de negócios.

No que diz respeito aos colaboradores chave, é importante que o PCN contenha previsão de quem serão os membros do comitê de continuidade de negócios, bem como a definição dos responsáveis pela divulgação e atualização dos procedimentos de continuidade, que precisam ser revisados e adaptados de tempos em tempos, mesmo quando latentes. Em caso de concretização das situações de crise consideradas quando da elaboração do PCN, é importante que membros do comitê tenham como primeira atribuição a análise e eventual adequação de alguns fluxos, considerando aspectos e meandros específicos da situação de adversidade instaurada, bem como pacotes de incentivo governamentais e novos atos normativos anteriormente desconhecidos e que precisem ser interpretados e adicionados ao plano.

A despeito da necessidade de celeridade na tomada de decisões, o comitê deve sempre agir de maneira fundamentada e transparente, com base em informações atualizadas e confiáveis, emanadas de órgãos oficiais e de especialistas nos temas em pauta, evitando pânico, ineficiências e perdas econômicas. Resultados financeiros e manutenção de alto nível de produtividade devem ser considerados, no entanto é importante que sejam sopesados se a manutenção de alta performance corporativa puder vir a colocar em risco a saúde pública, por exemplo.

As boas práticas acima são válidas também para os comitês de crise ou comitês de riscos. Lembrando que neste artigo focamos no PCN e temas correlatos, por isso enfatizamos o comitê de continuidade dos negócios. A principal diferença entre este o os fóruns de tomada de decisão "comitê de riscos" ou "comitê de crises" diz respeito apenas ao nível de complexidade e impacto do evento.

Ainda tratando de temas relacionados a recursos humanos e governança, um ponto relevante e que muitas vezes é negligenciado diz respeito ao fato de que as responsabilidades dos colaboradores devem ser muito bem definidas, inclusive considerando eventuais riscos trabalhistas e buscando fugir de situações que possam configurar acúmulo de cargos e atribuições ou até mesmo eventual desvio de função.

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Os eventos de contingência, ou seja, riscos de alto impacto, se materializados, devem ser muito bem definidos para evitar que o modelo de gestão excepcional seja acionado em situações que não justifiquem as consequentes e necessárias simplificações de processos, atalhos e flexibilização ou redução de etapas de análise e aprovação.

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Questões estratégicas, trabalhistas, fiscais, operacionais (inclusive temas de tecnologia da informação) e financeiras são as mais pungentes. O ideal é que empresas elaborem seu PCN contando com suporte de especialistas com experiência e vivência em riscos e compliance. Também é altamente recomendável uma assistência jurídica adequada para o mapeamento consistente e abrangente e para a construção de fluxos, processos e procedimentos em conformidade com leis e regulamentos, bem como para assessoria em eventuais questões legais sensíveis envolvidas.

*Catarina Rattes é especialista da área de Compliance & Investigações do KLA Advogados; André Lopes é consultor sênior na área de Risk Advisory da Deloitte Brasil

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