O ano é 2021, mas bem que poderíamos chamar de ano 1 após a pandemia de covid-19. Não é exagero afirmar que o mundo nunca mais será o mesmo com o avanço do novo coronavírus. Velhos hábitos caíram por terra e houve profundas transformações nas relações econômicas, trabalhistas e sociais. Digitalização é a palavra de ordem no momento, e muitos segmentos precisaram se reinventar para darem conta desse novo cenário. O mercado de outsourcing de impressão é um deles. A área ainda está assimilando novas tendências e certamente vai se transformar a partir deste novo ano. Confira as perguntas - e respostas - que serão feitas por clientes e fornecedores nos próximos meses:
1 - Como trabalhar com outsourcing de impressão em um cenário de home office?
O trabalho remoto certamente foi uma das novidades de 2020. Com rígidos protocolos de segurança e distanciamento social, as empresas tiveram que adotar esse regime - e, para surpresa de muitos, os resultados foram extremamente positivos. A dificuldade, portanto, é como gerenciar as impressões com cada colaborador em um canto.
A resposta passa pelo valor que o serviço oferece ao cliente. O outsourcing não é só a manutenção de insumos e quantidade de impressões. Deve ser algo estratégico, permitindo que a empresa pense a política de impressões, liberando acesso à impressora de acordo com as demandas e os perfis dos profissionais, além de identificar quais documentos devem realmente ser impressos para evitar o desperdício em um momento de incerteza econômica.
2 - Qual é o papel das impressões em um cenário de digital first?
Não foram poucas as vezes que especialistas decretaram o fim das impressões. Agora, em um cenário de digitalização dos processos, mais uma vez esse serviço foi colocado em xeque. A verdade é que a impressão de documentos segue sendo tarefa importante no ambiente corporativo. Relatórios, notas fiscais e outros arquivos demandam uma cópia física como backup, além de que ter os dados literalmente em mãos facilita a tomada de decisão entre gestores e líderes.
O segredo aqui é desenvolver uma estratégia que encaixe a gestão de impressão com o processo de transformação digital vivido pela companhia. É preciso ter em mente quais informações devem ser totalmente digitalizadas e quais precisam ter cópia física. As melhores empresas de outsourcing, por exemplo, têm softwares para esse procedimento.
3 - É preciso adaptar o serviço de outsourcing da minha empresa a este novo cenário?
Se todas os setores precisaram se transformar e se adaptar às transformações provocadas pela pandemia de covid-19, evidentemente o mercado de impressões também teria que fazer isso em algum momento. Parte dessas mudanças passa justamente pela digitalização. Não dá mais para seguir com os mesmos processos de antes do novo coronavírus e esperar os mesmos resultados agora, durante o avanço da doença. Há novas situações que exigem criatividade e, claro, soluções diferentes.
Mais do que procurar tendências e ver o que o mercado está praticando, o primeiro passo aqui é fazer uma análise interna. Afinal, são os fornecedores de outsourcing e os próprios clientes que conhecem suas necessidades e seus processos - e sabem por onde começar as mudanças. É claro que oferecer novos serviços ajuda, mas o mais importante é garantir que a área atue, de fato, como uma consultoria, oferecendo suporte e base para a transformação que está ocorrendo agora - e as novas revoluções que certamente acontecerão no futuro.
4 - O que espera o mercado de outsourcing após a pandemia de covid-19?
Antes do fim de 2020, acreditava-se que a situação do novo coronavírus estivesse controlada, com queda na média móvel de casos. Contudo, observa-se neste início de 2021 a segunda onda da doença, com crescimento em notificações e em óbitos em todo o mundo. Ainda é cedo, portanto, falar de um cenário pós-pandemia, ainda que a vacina já esteja no horizonte e deva ser aplicada no país ainda no primeiro semestre do ano.
Contudo, algumas das transformações ocorridas (ou aceleradas) em 2020 certamente continuarão nos próximos meses e anos. Sim, o mundo será mais digital e eficiente. A missão das empresas é reduzir desperdícios, automatizar os processos e acertar em seus investimentos. Para o mercado de outsourcing, a missão é deixar de ser atividade operacional e passar a ser área totalmente estratégica dentro das organizações, apoiando o crescimento sustentável mesmo em um cenário de dúvidas e incertezas.
*Rodrigo Reis é diretor comercial e sócio da Reis Office
