Os benefícios da gestão de documentos na nuvem

Os benefícios da gestão de documentos na nuvem

Ingrid Polini*

19 de julho de 2018 | 04h00

Ingrid Polini. FOTO: DIVULGAÇÃO

A eficiência na organização e no controle de documentos imobiliários e corporativos nas empresas é fundamental para que todo o processo de licenças e permits caminhe com agilidade e segurança.

Quem trabalha nesse segmento sabe muito bem que a quantidade de documentos é enorme e qualquer problema na gestão implica em riscos, como perda de prazos, retrabalhos, fiscalização e até multas.

Pensando exatamente nessa questão, ter a gestão de documentos imobiliários e corporativos 100% online por meio de uma plataforma cloud (na nuvem) traz inúmeros benefícios, entre eles confiança e agilidade às companhias. Todos os processos ficam centralizados para que o cliente acompanhe cada etapa na obtenção da licença ou alvará, evitando ainda a perda de prazos, que geram custos e lentidão no andamento do negócio.

Além de saber no dia a dia como está a gestão de cada processo que envolve a obtenção de algum documento, por exemplo, o sistema dá a possibilidade de alerta sobre prazos das renovações de licenças e de documentos do negócio bem antes da data de vencimento para evitar atrasos. Toda a gestão é monitorada por uma equipe especializada, que de maneira personalizada garante que o cliente sinta-se completamente seguro e atendido, oferecendo agilidade e precisão na resposta a qualquer situação que aparece no sistema.

Outra facilidade é que as informações podem ser acessadas de qualquer lugar e por qualquer pessoa autorizada por níveis de hierarquia. Na questão de segurança, a plataforma da SafetyDocs possibilita a criação de acessos mais restritos aos usuários, permitindo saber quem fez cada alteração.

A gestão online também traz tranquilidade ao cliente por saber que não existe falta de espaço ou de licenças, já que tudo é controlado e armazenado na nuvem, trazendo mais agilidade, conforto e segurança às empresas, em relação a prazos e andamento de processos.

Portanto, ter uma equipe a seu dispor, olhando os processos como um todo e atenta aos prazos facilita demais a obtenção de licenças, sem contar que o gerenciamento fica a cargo de uma companhia terceirizada, enquanto você pode focar no crescimento do seu negócio, e as informações estão acessíveis 24 horas 7 dias por semana.

*Ingrid Polini é diretora da Safetydocs, empresa especializada no gerenciamento de documentos na nuvem

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