A Lei 13.709/2018, Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), vai impactar profundamente a área de Recursos Humanos (RH) das empresas e exigir um mapeamento extremamente detalhado de todos os subsistemas e processos - do relacionamento com candidatos a um processo seletivo à demissão de um funcionário. A nova lei, prevista para entrar em vigor no dia 14 de agosto, vai demandar a revisão ou redesenho de cargos, que podem ter atribuições modificadas.
Um dos primeiros destaques está na própria determinação dos papeis que a LGPD esclarece, pois há a criação de uma nova função: o encarregado. Este profissional terá atribuições e responsabilidades muito específicas, que precisarão ser administradas pela área de RH, inclusive com a elaboração de programas de treinamento, assim como ocorre com todas as demais funções do quadro de pessoal da empresa.
Outro grande desafio será planejar uma mudança cultural quanto ao fornecimento e tratamento de dados pessoais em toda a empresa, já que somente as pessoas envolvidas nos processos poderão ter acesso aos dados inerentes a eles. Quaisquer dados que não forem de uso restrito a um determinado processo não poderão ser acessados por terceiros, mesmo que seja outro funcionário da mesma empresa ou grupo corporativo. Em outras palavras, eu, no exercício da minha função, só poderei ter acesso a dados pessoais de uso restrito ao meu trabalho e não poderei acessar ou tratar dados que não correspondam ao trabalho que eu realizo.
Será necessária a elaboração de uma política exclusiva para coleta, tratamento, compartilhamento e exclusão de dados pessoais, com um profundo mapeamento em todos os processos de RH, como avaliações de desempenho, pesquisas de satisfação, plano de cargos e salários, programas de capacitação, admissão, desligamento, folha de pagamento, concessão de benefícios e afins. Dados de dependentes de funcionários também precisarão de cuidados especiais, já que estarão sob responsabilidade da empresa.
Aos candidatos a processos seletivos, por exemplo, a empresa deverá providenciar um termo de consentimento de fornecimento de dados pessoais, com os devidos esclarecimentos sobre como serão utilizados, para quais finalidades, por quais áreas e até quando, sobretudo se esses dados alimentarem um banco de talentos. A empresa também deve abrir um canal de comunicação pelo qual um candidato pode solicitar esclarecimento quanto ao uso, alteração ou exclusão de seus dados pessoais. Isso significa que a empresa deve ter condições de levantar esse fluxo para toda e qualquer solicitação que for feita pelos titulares. Será de responsabilidade da companhia, apoiada pela devida consultoria jurídica, enquadrar o tratamento dos dados pessoais em bases legais.
Uma questão que fica é quanto à adequação de micro e pequenas empresas a toda esta demanda de modificações estruturais e legais, que possuem severas limitações em capacidade de gestão e captação de recursos. É uma mudança que precisaremos acompanhar de perto.
*Wagner Salles é professor de Gestão de RH na Universidade Veiga de Almeida (UVA), mestre em Administração pela Universidade Federal Fluminense (UFF) e pesquisador do Grupo de Estudos dos Coletivos de Trabalho e das Práticas Organizacionais (ESCOPO).
