Novas regras do CNJ para legalização

Mauro Pedroso Gonçalves e Lucas Nascimento Carneiro*

11 Agosto 2016 | 08h32

Em 23 de junho de 2016, foi publicada a Resolução nº 288/2016 do Conselho Nacional de Justiça – CNJ, que regulamenta a aplicação da Convenção sobre a Eliminação da Exigência de Legalização de Documentos Públicos Estrangeiros, celebrada na Haia, em 5 de outubro de 1961 (Convenção da Apostila).

Em suma, essa Resolução definiu que, a partir de 14.08.2016, a legalização de documentos emitidos em território nacional, destinados a produzir efeitos em países partes da Convenção, será realizada exclusivamente por meio da aposição da apostila. Até então, para que um documento tivesse validade no exterior, seria necessária a legalização no Ministério das Relações Exteriores, bem como, em regra, a sua consularização. Esse novo procedimento facilitará a utilização de documentos no Brasil e, conforme determinação do CNJ, todas as capitais do país deverão estar aptas a realizá-lo.

O principal objetivo dessa Convenção, que já conta com 112 Estados contratantes, é simplificar as relações internacionais com a supressão da obrigação de legalizar documentos públicos, definidos como (i) documentos provenientes de uma autoridade ou de um agente público vinculados a qualquer jurisdição do Estado, inclusive os documentos provenientes do Ministério Público, de escrivão judiciário ou de oficial de justiça; (ii) documentos administrativos; (iii) atos notariais; e (iv) declarações oficiais apostas em documentos de natureza privada, tais como reconhecimentos de assinatura e certidões que comprovem o registro de um documento ou a sua existência em determinada data. Essa Convenção, porém, ressalvou que seus termos não se aplicam (i) a documentos emitidos por agentes diplomáticos ou consulares; e (ii) a documentos administrativos diretamente relacionados a operações comerciais ou aduaneiras.

Para os seus signatários, a única formalidade exigida para atestar a autenticidade da assinatura, a função ou o cargo exercido pelo signatário do documento e, quando cabível, a autenticidade do selo ou carimbo aposto no documento, consiste na aposição de uma apostila ao documento, cujo modelo encontra-se anexo à Convenção. Essa apostila deve ser emitida pela autoridade competente do Estado no qual o documento é originado, definida pelas normas internas de cada país.

O CNJ disponibilizará, em seu site, as autoridades competentes para emitir a apostila, bem como os países para os quais será possível a emissão do documento. De qualquer forma, o artigo 6º dessa Resolução já define as autoridades competentes para a aposição: (i) as Corregedorias Gerais de Justiça e os Juízes Diretores do foro, nas demais unidades judiciárias, comarcas ou subseções, quanto a documentos de interesse do Poder Judiciário; e (ii) os titulares dos cartórios extrajudiciais, no limite das suas atribuições. No entanto, o exercício dessa competência dependerá de autorização específica e individualizada da Corregedoria Nacional de Justiça.

Para emitir a apostila, será utilizado unicamente o Sistema Eletrônico de Informações e Apostilamento (SEI Apostila), desenvolvido pelo CNJ em parceria com o Tribunal Regional Federal da 4ª Região. Após emitida, a apostila deverá ser impressa em papel seguro fornecido pela Casa da Moeda do Brasil, aposta ao documento ao qual faz referência, carimbada e rubricada em campo próprio pela autoridade competente.

Além disso, as apostilas conterão um “QR Code” (“Quick Response Code”), que permitirá a verificação eletrônica de existência e de autenticidade, assim como conexão com o documento apostilado.

Ao contrário da legalização que é realizada pelo Ministério das Relações Exteriores, a emissão da apostila não será gratuita. O valor corresponderá, para cada apostila emitida, ao custo de “Procuração Sem Valor Declarado”, segundo os valores vigentes em cada Estado da Federação, nos termos do artigo 18 da Resolução. Por outro lado, não será necessário realizar o pagamento das taxas de consularização, estabelecidas individualmente pelas autoridades consulares, o que levará, no cômputo final, a uma redução de custos.

Conforme o artigo 2º da Resolução, as apostilas emitidas por países partes da Convenção, inclusive as emitidas em data anterior à vigência da referida Convenção no Brasil, serão aceitas em todo o território nacional, em substituição à legalização diplomática ou consular. Ademais, por força do artigo 20 da Resolução, serão aceitos, até 14.02.2017, por Embaixadas e Repartições Consulares brasileiras em países partes da Convenção da Apostila, os documentos estrangeiros legalizados anteriormente a 14.08.2016.

Por fim, ressalta-se que não será exigida a aposição de apostila quando, no país onde o documento deva produzir efeitos, a legislação em vigor, tratado, convenção ou acordo de que o Brasil seja parte afaste ou dispense o ato de legalização diplomática ou consular. Em relação aos países que não forem parte da Convenção, deverá continuar a ser observado o procedimento anterior, que exige a legalização e a consularização dos documentos.

Assim, com a entrada em vigor da Convenção da Apostila no Brasil, haverá, uma substituição quase que total da morosa medida de legalização, atualmente existente, por um procedimento muito mais célere e moderno, em benefício das relações comerciais e jurídicas internacionais do país.

* Mauro Pedroso Gonçalves e Lucas Nascimento Carneiro, são advogados de Trench, Rossi e Watanabe Advogados

Mais conteúdo sobre:

Arena Jurídica