Estudo feito pela consultoria Cushman & Wakefield, recentemente, mostra que 73,8% das empresas pretendem instituir o home office como prática definitiva no Brasil após a pandemia da covid-19. Muitas empresas já declararam publicamente que, diante dos custos, devem manter uma parte da equipe ou a sua totalidade em home office.
Porém, em grande parte das vezes, há frustração e decepção pelo fato de os jovens estarem confusos em meio a toda essa dificuldade de se organizar em um ambiente que traz inúmeras distrações, com tamanha liberdade e sem nenhuma, ou pouca, supervisão. Mas há passos fundamentais que podem contribuir com a gestão e organização de tempo durante o home office.
De nada adianta termos uma mesa organizada, um espaço confortável e todo material necessário para desenvolver o nosso trabalho, se uma das ferramentas principais, a nossa mente, estiver cansada e sem a devida atenção. A organização deve começar internamente.
Estudos científicos já provaram que o exercício físico contribui para a saúde mental, melhorando a capacidade cognitiva e diminuindo os níveis de ansiedade e estresse de maneira geral. Por isso, é recomendado que abandonem a ideia de que "não tem tempo" criada pela rotina intensa de ir e voltar do trabalho. Aproveite o momento em casa para se exercitar, meditar ou, até mesmo, ler um livro do seu gênero preferido. Busquem em aplicativos gratuitos algumas metodologias de meditação e treinos guiados, ambos com práticas de 15 minutos, tais como: Medite.se; Yoga | Down Dog; Lojong; Positiv; Sworkit Lite; Nike Training Club; Teemo, dentre outros.
Há também o "dress code" para o home office e o polêmico ato de trabalhar com pijama. O tema gera muita discussão em tempos de trabalho remoto. Sabemos que um dos benefícios do home office é justamente nos pouparmos de toda a rotina de se arrumar para ir ao trabalho, deixando de lado o salto alto, a maquiagem, o terno e a gravata.
Contudo, é importante deixar de lado também o pijama. Isso mesmo! O seu tão querido e confortável pijama. Isso porque, ao criarmos neuroassociações, ou seja, a nossa mente associar um comportamento a uma emoção ou sentimento, associamos o ato de vestir o pijama à sensação de descanso, o que pode atrapalhar a nossa produtividade. Assim, está longe de ser necessária uma megaprodução para ficar em casa, mas é recomendável nos vestirmos de maneira apropriada, condicionando a nossa mente ao trabalho.
Após cuidar de você internamente e externamente, está na hora de focar na organização do ambiente de trabalho. Sempre que possível e, mesmo diante das diversas dificuldades de encontrar um cantinho para trabalhar em casa, sente-se confortavelmente em uma mesa, faça uso de materiais como mouse, teclado, apoio para notebook e separe uma agenda e um bloco de anotações. A desordem no ambiente de trabalho, seja ela onde for, pode causar inúmeros atrasos e perda de tempo, além de prejudicar a produtividade e o desempenho de qualidade do profissional. Tenha em mente que a cama e o sofá não são aconselháveis, por não serem os ambientes mais apropriados para o desenvolvimento de atividades que exigem a concentração, o foco e a disciplina. É preciso lembrar das neuroassociações.
Para uma vida pessoal e profissional bem organizada, é importante criarmos uma rotina praticável, mapeando, por exemplo, quanto tempo despendemos para executar as nossas atividades rotineiras. Para começar, programe-se para acordar sempre no mesmo horário que você estava acostumado quando ia ao escritório. Após isso, divida o dia em manhã, tarde e noite, descrevendo quais atividades você desenvolve ou pretende desenvolver em cada um desses períodos, anotando a média de tempo gasto para executar cada uma delas. Repita esse exercício ao longo da semana para se conhecer melhor e conseguir ajustar as suas necessidades ao seu tempo disponível.
De acordo com o psicólogo e autor de diversos livros, tais como "Rápido e Devagar: duas formas de pensar", Daniel Kahneman, nosso cérebro funciona de maneiras diferentes a depender do momento e do estímulo que recebe. Para ilustrar o entendimento de Kahneman, citamos o livro "A Guinada", dos irmãos Dan e Chip Heath, no qual descrevem nosso cérebro como sendo composto por um jóquei e por um elefante, onde o jóquei é o nosso pensar consciente e o elefante o nosso pensar automático. Definindo e entendendo quais das nossas atividades cotidianas são guiadas pelo jóquei e quais são guiadas pelo elefante, a nossa tabela de rotina fica cada vez mais exequível.
Além disso, é preciso ter em mente que saber priorizar o trabalho pode trazer inúmeros benefícios em curto e longo prazo. No best-seller "A Arte de Fazer Acontecer", do autor David Allen, o consultor de produtividade criou a metodologia GTD (Getting Thinks Done), cujo sistema organizacional é composto por cinco passos: "capturar"; "esclarecer"; "organizar"; "refletir" e "engajar", com o objetivo de auxiliar o profissional a otimizar o seu tempo e saber delegar. O diagrama GTD pode ser facilmente encontrado em diversas páginas da internet. Outra ferramenta facilmente encontrada na rede mundial de computadores é a "Matriz de Gestão de Tempo", que te auxilia a ter objetivos e prioridades claros, a partir da premissa de Dwight Elsenhower que preceitua: "O que é importante é raramente urgente, e o que é urgente é raramente importante".
Em casa, com inúmeras distrações à nossa disposição, parece uma tarefa quase impossível manter o foco e a concentração, o que já é difícil em um ambiente tranquilo e organizado. Contudo, considerando que a concentração é um músculo que pode ser treinado, existem diversas técnicas que nos auxiliam a evitar a distração e deixar o home office mais produtivo. Uma técnica que recomendamos é a denominada "Pomodoro", que foi criada pelo italiano Francesco Cirillo em 1980, e consiste em se dedicar exclusivamente a uma atividade por 25 minutos, com intervalos de descanso de até 5 minutos. Após repetir este processo por 4 vezes, os períodos de descanso subsequentes podem ser maiores, variando de 15 a 30 minutos. Além das técnicas disponíveis, há também aplicativos que podem ajudar a manter o foco prolongado e a driblar as interrupções como o Flipd; Moment; Forest, entre outros.
O nosso cérebro consegue se dedicar com foco total em uma atividade por, no máximo, 90 minutos e, como qualquer outro músculo do nosso corpo, ele precisa de descanso para relaxar e assimilar todo o conteúdo e informações que recebeu naquele período. Por isso, saiba a hora de fazer uma pausa, levantar para beber ou comer alguma coisa ou, até mesmo, para se alongar, pois se forçarmos demais o nosso cérebro, acabaremos, inevitavelmente, desviando o foco para outras atividades e gerando até mesmo retrabalho e prejudicando nosso corpo em razão da postura ao ficar sentado por diversas horas.
Como falamos nas dicas anteriores, independentemente do seu horário de trabalho ser flexível ou não, é importante que você estabeleça um horário para começar a trabalhar, bem como saber a hora de parar. Sabemos que trabalhos urgentes podem surgir, metas novas podem ser colocadas, um colega de equipe pode precisar de auxílio, mas sempre que possível delimite o seu horário de trabalho para conseguir equilibrar a sua vida profissional com as demais áreas da sua vida. Afinal, embora a gente estabeleça uma divisão entre vida profissional e vida pessoal, no final das contas temos apenas uma única vida.
Para Charles Duhigg, autor do livro "Mais Rápido e Melhor", produtividade é o nome que damos às nossas tentativas de descobrir a melhor forma de usar o nosso tempo, nosso intelecto e a nossa energia, conforme tentamos obter as recompensas mais significativas com o mínimo de esforço desperdiçado. Um dos maiores benefícios de ser produtivo é alcançar o equilíbrio entre as diversas áreas da nossa vida. Para isso, defina qual o motivo para querer ser mais produtivo e em quais esferas da sua vida você quer dedicar mais tempo e energia.
Caso queira se aprofundar um pouco no assunto, recomendamos que você leia o ebook "Criando Equipes Altamente Produtivas" ou, ainda, assistir o TED do David Pogue com 10 dicas tecnológicas para poupar seu tempo.
Após seguir todas as dicas, aprendendo a administrar e otimizar seu tempo, executando as suas atividades dentro da sua disponibilidade e cumprindo com os seus compromissos, você terá o tão almejado "tempo livre" para fazer um curso extracurricular; maratonar aquela série que há tanto tempo você quer ou, ainda, colocar a sua leitura em dia. Para aqueles que adoram um TED, sugerimos assistir o da Laura Vanderkam sobre como controlar seu tempo livre. Como diz Charles Duhhing em "O Poder do Hábito": "a mudança pode não ser rápida e nem sempre é fácil. Mas com tempo e esforço, quase qualquer hábito pode ser reformado".
*Francieli Pereira Brunozi é advogada na área de contratos do escritório WZ Advogados
