Estamos vivendo tempos incertos. A pandemia que assola o mundo vem testando os profissionais dos mais variados setores da economia no que diz respeito ao cumprimento de suas atribuições e responsabilidades, bem como ao respeito às regras definidas por seus empregadores.
A pandemia ocasionou, em diversas partes do mundo, o adiamento ou cancelamento de diversos compromissos que ocorreriam nas próximas semanas. Medidas têm sido adotadas por entes públicos ou privados para reduzir o contágio dessa nova doença, ainda desafiadora para a medicina.
Diante deste cenário, a situação atual exige que não haja pânico e demanda uma reflexão maior por todos os profissionais: como devemos nos portar nas próximas semanas? Como planejaremos o retorno às atividades no momento em que retomarmos as condições normais de temperatura e pressão do mundo corporativo?
É incontroverso que as rotinas diárias sofreram alterações abruptas em seus fluxos normais, mas isso não significa que todos poderão ajustar seu dia a dia da maneira que bem entenderem. Políticas, procedimentos e todas as normas e diretrizes das empresas continuam vigentes, bem como a missão, a visão e os valores devem continuar sendo perseguidos.
Apesar de ser uma situação adversa e transitória, nos casos em que a empresa não possui um mapeamento de riscos estruturado nem um plano de continuidade dos negócios consistente, é recomendado que sejam tomadas medidas para garantir que as engrenagens continuem girando normalmente (na medida do possível), no intuito de imprimir eficiência aos negócios e reduzir possíveis impactos e perdas.
Em tempos de crise, o triângulo da fraude, conjunto de três dimensões do comportamento fraudulento (pressão, oportunidade e racionalização) se completa e muitos indivíduos enxergam oportunidades de fraudar processos, tentando incessantemente obter vantagem em meio ao caos. Visando a conscientizar tomadores de decisão neste momento de crise, alguns cuidados merecem maior atenção das empresas, para que sejam mitigados os efeitos negativos da crise instaurada:
a. Permaneça virtualmente presente e estimule seu time a fazer o mesmo.
Colegas, parceiros de negócios, clientes ou terceiros esperam que nossas atividades continuem com o seu fluxo natural, apesar de todas adversidades. Procure demonstrar que você continua à disposição para realização de tarefas que surjam nas próximas semanas. Ser transparente e proativo é essencial. Mostre-se disponível e pergunte aos seus superiores e/ou pares se necessitam de suporte na execução de suas funções. Garanta que aquelas perguntas que normalmente seriam feitas presencialmente sejam feitas por e-mail, via chats ou, até mesmo, por ligações, promovendo eficiência em suas atividades. Mantenha-se próximo e cuide de seu time!
b. Foque na conclusão de trabalhos em andamento.
Aproveite o tempo que normalmente é ocupado por conversas entre colegas de equipe, deslocamento e outras atividades profissionais que foram suspensas durante este momento para concluir todos aqueles trabalhos que ficaram paralisados. Procure garantir que, ao retornar à normalidade, todos os trabalhos que prejudiquem o andamento de outras atividades estejam concluídos.
c. Agregue conhecimento.
Aproveite o momento de isolamento social e busque se atualizar e estudar temas de interesse e relacionados ao seu exercício profissional. É fundamental que profissionais de todos os setores continuem a se atualizar, preparando-se para o pós-crise.
d. Atente-se à proteção de dados.
Durante o período de trabalho remoto, as atividades de transmissão e tratamento de dados ocorre de modo ainda mais intenso, e diversas informações e documentos tornaram-se mais suscetíveis a eventuais vazamentos. Certifique-se de que os dados acessados permaneçam seguros, mesmo que haja a necessidade de trabalhar com a utilização de equipamentos pessoais. Lembre-se: todas as instruções e diretrizes estabelecidas antes do surto do coronavírus permanecem vigentes, sob pena de aplicação de medidas corretivas em casos de violações. Empresas que manipulam dados sensíveis, como de saúde, devem ter atenção redobrada.
e. Mantenha contato com seus fornecedores.
No período de isolamento social, é fundamental que seja mantido o contato frequente com seus fornecedores. Sendo assim, com o objetivo de assegurar o adequado fornecimento, busque soluções e estratégias conjuntamente.
f. Revise seu mapa ou matriz de riscos.
A crise em que vivemos não tem precedentes, e ainda não temos a total dimensão de seu impacto dos negócios e na economia nacional e global. As lições que ficarão devem se refletir nos mapas e/ou matrizes de risco, servindo de suporte para aprimoramento dos controles e fluxos da organização. Novos riscos devem ser incluídos, e a metodologia de gradação de impacto de probabilidade de cada risco já mapeado deve ser revista.
g. Divulgue e-learnings ou pílulas de conhecimento.
Na correria do dia a dia, funcionários muitas vezes não conseguem realizar treinamentos de compliance, portanto o pilar de treinamento e disseminação de cultura por vezes fica prejudicado. Esta é a hora de contornar a situação e alavancar este pilar de seu programa de integridade. Se você ainda não implementou e-learnings, estamos em uma excelente oportunidade para fazê-lo. Não é necessário grande nível de sofisticação para que um treinamento remoto seja elaborado e divulgado.
h. Atualize ou desenvolva seu plano de continuidade dos negócios
Por último, mas não menos importante, cenários conhecidos, mesmo que apenas em teoria, são mais facilmente contornados quando concretizados. Portanto, desenvolva um plano de contingências detalhado e abrangente, considerando, inclusive, o "cisne negro", ou seja, considere até mesmo aqueles eventos improváveis e raros, mas que são capazes de gerar alto impacto - como a pandemia que vivemos hoje.
Para concluir, vale ressaltar a importância de proporcionar proteção e segurança aos colegas e parceiros profissionais, pois somente assim - incluindo os cuidados descritos acima - as empresas estarão preparadas para prevenir e lidar com os riscos de compliance inerentes às suas atividades.
*Guilherme Person e Catarina Rattes são especialistas da área de Compliance & Investigações do KLA Advogados
