Compliance em tempos de crise

Compliance em tempos de crise

Flávia Ramos Galvão*

18 de maio de 2020 | 12h30

Flávia Ramos Galvão. FOTO: DIVULGAÇÃO

O significado da palavra crise tem as mais variadas etimologias. O vocábulo em sua origem no latim crisis, significa “momento decisivo”, no grego krísis, “decisão”. O conceito é o mais amplo possível, podendo ser aplicável em diversos campos, mas em qualquer que seja a situação, a crise representa uma mudança abrupta nos hábitos comuns; no modus operandi de todos os processos, práticas e procedimentos já estabelecidos, e que exige esforços extremamente elevados para que se retorne ao anterior estágio de normalidade e se alcance o equilíbrio.

Atualmente vivemos um colapso sem precedentes, repleto de incertezas, de proporção global e sem prazo de término, oriundo do coronavírus, que muito embora tenha se iniciado no âmbito da saúde, atinge em cheio a sociedade em geral, a economia, as famílias, as pessoas, os empregos e as empresas.

À vista disso, diversos foram os regramentos jurídicos expedidos como corolário necessário ao enfrentamento da situação de calamidade pública, reconhecido em nível federal por meio do Decreto Legislativo nº 6, publicado no Diário Oficial da União de 20 de março de 2020, e que terá os seus efeitos estendidos até 31 de dezembro deste ano. O estado de calamidade pública tem o seu conceito definido no artigo 2º, inciso IV, do Decreto nº 7.257/2010, assim considerado como a “situação anormal, provocada por desastres, causando danos e prejuízos que impliquem o comprometimento substancial da capacidade de resposta do poder público do ente atingido”.

A partir do seu reconhecimento, o estado de calamidade pública produz efeitos jurídicos relevantes, por exemplo, com a mitigação de alguns dispositivos da Lei de Responsabilidade Fiscal, em caráter temporário, podendo o ente federado, em razão da situação de calamidade, exceder o limite de gastos com o funcionalismo público; ultrapassar o limite da dívida pública; dentre outros. Além disso, o reconhecimento do estado de calamidade pública configura uma das hipóteses de dispensa de licitação, conforme estabelecido no artigo 24, da Lei n. 8.666/93, para fins de aquisição de bens e/ou serviços necessários ao atendimento da situação calamitosa, atendidos os demais requisitos previstos na lei.

Diante desse cenário de exceção, torna-se ainda mais relevante o olhar atento e vigilante dos setores público e privado quanto aos seus procedimentos de Compliance, como forma de garantir a integridade e a ética em tempos de crise. Os momentos de exceção costumam abrir oportunidades para a prática de irregularidades; criam ambientes propícios para a realização de maus feitos, além de possibilitar brechas e permissividades em processos já estabelecidos, seja por pressão externa, seja em razão de metas irreais, ou até mesmo pelo simples afã de manter a mesma produtividade de épocas normais.

Isso posto, não resta alternativa a não ser reforçar as medidas de Compliance, cuidando para que não ocorra o relaxamento de suas normas, sob a simples justificativa do estado de emergência. Lágrimas não são argumentos, como diria Machado de Assis. O dever ético deverá se sobrepor às necessidades emergenciais. Será preciso um dever de cautela e vigilância ainda mais rigoroso por parte dos gestores, da alta direção das sociedades empresárias e dos entes públicos, no sentido de fazer valer os seus programas de integridade, uma vez que, passada a crise, na sequência irá se operacionalizar o dever de prestar contas à sociedade.

Nesse sentido, tomando como mote o âmbito empresarial, destaca-se de início o cuidado a se tomar com os terceiros, prestadores de serviço, em especial os classificados como de risco, que mantêm relação direta com agentes públicos. As equipes que atuam nessa modalidade de contratação deverão receber instruções no sentido de reforçar a necessidade de realizar Due Dilligences e manter a rotina de análise das informações e de identificação do risco, não abrindo mão dos processos e etapas já estabelecidos, utilizando a crise como justificativa…

Além disso, no âmbito das relações governamentais entre particulares e agentes públicos ou autoridades, deverão ser mantidas as regras gerais de conduta ética em todos os relacionamentos, interações e interlocuções, tomando-se as cautelas de praxe, quanto aos comportamentos terminantemente vedados pela lei ou conforme estabelecido em suas políticas internas (por exemplo, a promessa, oferta, concessão de vantagem indevida; a prática de conduta que possa frustrar ou fraudar o caráter competitivo de licitações).

As reuniões entre agentes públicos e privados deverão ser conduzidas de modo transparente e íntegro, adotando-se todas as medidas de cautela necessárias, em especial, o agendamento por via formal (e-mail ou carta registrada, com aviso de recebimento), com a descrição detalhada do assunto a ser abordado, contando sempre que possível com a presença de no mínimo dois representantes de cada parte; e com o posterior reporte da reunião, que deverá ser devidamente arquivado pela sociedade. O representante da entidade privada deverá se demonstrar ainda mais atento e observar rigorosamente a legislação aplicável em procedimentos que envolvam a obtenção de licenças, autorizações ou permissões públicas; a interação em processos licitatórios e de negociação de contratos; nos atos de fiscalização e até mesmo na participação de discussões de políticas públicas e de iniciativas legislativas, reportando sempre à área de Compliance quando da ocorrência de qualquer abordagem indevida.

Nessa perspectiva, torna-se indispensável avaliar cuidadosamente as normas emergenciais, instituídas no decorrer da crise e cuja interpretação deverá sempre levar em consideração os valores éticos, morais e legais quanto à aplicabilidade diante do caso concreto, o que deverá demandar uma simbiose ainda maior entre as diversas áreas corporativas e os departamentos Jurídico e de Compliance, tudo de modo a evitar posteriores questionamentos de irregularidades.

No âmbito das relações entre os entes particulares, um cuidado a ser observado é a preocupação com relação às práticas que possam sugerir violação às leis anticoncorrenciais. Dessa maneira, além da cautela usual com ações que limitem ou prejudiquem a concorrência, deve-se redobrar a atenção para atos unilaterais e ilegais praticados durante a crise, que impactam na relação com fornecedores, clientes e distribuidores, como por exemplo, a venda casada; a recusa injustificada de venda de produtos; a diferenciação de preços e condições de vendas para clientes e fornecedores sem justificativa legítima; a venda de produtos abaixo ou acima do preço injustificadamente, dentre outros especialmente previstos nas leis de defesa da concorrência e do consumidor.  Demais disso, as relações entre empresas concorrentes devem ser criteriosamente avaliadas sob o prisma jurídico e, se inevitáveis (por questões operacionais, por exemplo), devem ser conduzidas de modo irrepreensível, sempre com transparência e boa-fé.

Assume também bastante relevância neste período, a estrita observância aos preceitos legais e de Compliance relativos às doações e patrocínios. Isto porque, diante do estado de calamidade, é comum que as empresas adotem esta prática, até mesmo como ação de marketing. E não há nenhum problema nisso, ao contrário, trata-se de uma ação positiva e muito bem-vinda, desde que realizada com ética. O ideal é que o processo seja revestido das formalidades legais, com a celebração de instrumento contratual que aponte a justificativa da doação ou do patrocínio realizado; a realização da devida prestação de contas, com a comprovação da efetiva utilização do recurso destinado; a identificação do beneficiário nos registros contábeis e o armazenamento de toda a documentação pela empresa que realizar o negócio.

Por fim, mas não menos importante, destaca-se que a crise impulsionou a adoção do regime de trabalho via Home Office, o que para muitas empresas tratava-se de uma situação ainda não permitida. No entanto, da noite para o dia, se viram forçadas a utilizar o trabalho remoto, em alguns casos sem que houvesse a mínima oportunidade de se prepararem previamente. Dessa situação, decorre a preocupação natural em termos de segurança das informações e proteção de dados, uma vez que os colaboradores utilizarão as informações da empresa a partir de suas casas, que por óbvio é ambiente mais vulnerável, pois não dispõe dos sistemas e servidores de informática que diminuem a exposição ao risco.

A esse respeito, devem as empresas adotar as melhores práticas de trabalho remoto, alertando seus funcionários quanto ao uso indevido das informações sigilosas e estabelecendo regras claras quanto ao uso e tratamento dos arquivos que lhe foram confiados. Em relação ao fluxo de documentos físicos, é importante definir os responsáveis por circular com os registros em papel. É recomendável realizar treinamentos remotos ou expedir comunicações e diretrizes direcionadas às equipes que têm acesso a dados sigilosos, alertando quanto à importância de estarem vigilantes à prática de comportamentos on-line seguros.

Não há de se esquecer igualmente do Compliance nas relações trabalhistas, não devendo ser permitido que os colaboradores trabalhem em regimes mais gravosos ou em condições não adequadas.

Estas são apenas recomendações de cunho geral quanto às medidas que as empresas devem adotar, em conjunto com os seus departamentos Jurídico e de Compliance, com o intuito de salvaguardarem-se nesse período. Para melhor avaliação, há, claro, que se levar em consideração o grau de risco a que cada organização está exposta, bem como as suas particularidades (i.e. campo de atuação; Políticas de Compliance que já estejam em vigor; o status dos seus Programas de Integridade, etc).

Como se tem observado, em épocas de crise, o resultado poderá ser negativo ou positivo. Empresas vão sofrer. Podendo, até mesmo, encerrar suas atividades.  Outras irão alavancar os seus negócios, se superar, evoluir. Porque toda crise conduz invariavelmente a um aumento da vulnerabilidade, mas nem por isso importa necessariamente um risco. Passado o primeiro momento de choque, é preciso reagir, se adaptar à nova realidade, se reinventar, repensar os seus valores, desenvolver-se e tirar lições positivas, e, para isso, sem dúvidas o Compliance será sempre um forte aliado.

*Flávia Ramos Galvão é advogada e Compliance Officer. Membro do CWC/RJ – Compliance Women Committe

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