Mais de 70% das empresas, que buscam por serviços de consultoria empresarial, possuem dúvidas na identificação e na seleção dos seus KPI's. Os empresários buscam implementar indicadores para acompanhar o progresso de suas operações, mas não conseguem definir quais são os mais relevantes e acabam monitorando um rol de dados que são incapazes de gerenciar.
Antes de começar a entender o problema acima, sabemos que aumentar o market share, satisfazer as necessidades dos clientes, gerar maior lucratividade e implementar/otimizar novos processos de gestão são desejos de todas as organizações que querem avançar de forma competitiva, no atual mercado altamente seletivo. Mas como a empresa pode saber, efetivamente, se está adquirindo mais clientes, aumentando a sua rentabilidade ou atendendo satisfatoriamente os anseios de seus consumidores? E ainda, serão estas ações relevantes para a organização? Estarão em acordo com os objetivos estabelecidos no seu planejamento estratégico?
Os KPI's - key performance indicators, ou indicadores chave de desempenho, ajudam a responder estas perguntas. Foram criados para acompanhar as atividades de uma empresa e medir os seus resultados, garantindo o foco das operações no que é realmente relevante para o business. Os KPI's fornecem a visão necessária para que os gestores se familiarizem com os processos e atuem efetivamente no alinhamento rumo aos objetivos definidos no plano de negócios da empresa.
Os indicadores chave de desempenho podem atender diversas categorias, como de produtividade, de qualidade, de capacidade e estratégicos. São definidos pela própria empresa e variam de acordo com o que é relevante para a organização naquele momento. Durante o picth deck de uma startup, por exemplo, é necessário mostrar tração e crescimento, então os indicadores precisam estar evidentes para os potenciais investidores anjo.
A partir desta exemplificação, quais são os indicadores ideais? Os KPIs devem ser racionais e quantificáveis, ou seja, possíveis de serem medidos, seguindo a metodologia SMART - um acrónimo em inglês que significa "specific" (é especifico, sua medição segue uma lógica clara e objetiva), "measureable" (é mensurável e pode ser quantificado), "achievable" (alcançável pelos atores do processo), "relevant" (possuir relevância estratégica para toda a organização) e, por último, "time bound" significa que deve ser medido em um período de tempo determinado. Os indicadores chave de desempenho também não devem ser muito numerosos pois, como é impossível medir tudo o tempo todo, a empresa precisa definir o que é realmente relevante para o desenvolvimento da companhia naquele momento e focar nestes indicadores. Outra característica é que os KPIs precisam estar ligados a uma ação específica, facilitando a sua medição.
Assim, o empresário deve focar naquilo que é passível de intervenção direta dos gestores para a melhoria do empreendimento. De nada adianta, medir o desempenho da concorrência se não há como interferir diretamente no resultado. É um desperdício de tempo, energia e, principalmente recursos. Então, ao definir kpi´s para a sua empresa, conheça bem os objetivos, identifique o ciclo de vida em que o produto ou o negócio se encontra e tenha metas claras e explícitas, compartilhadas com toda a equipe. O importante é que estejam em consonância com o contexto em que o segmento da instituição esteja inserido.
*Julian Tonioli é sócio-fundador da Auddas; João Vitor Chaves é COO do Gestão 4.0
