Isso acontece principalmente porque o GDPR exige das empresas maior controle sobre os dados que circulam dentro das organizações. Com a nova norma, empresas podem realizar ações para promover maior controle dos dados que circulam dentro de seu ambiente - um plano de grande importância, já que pelo menos 90% dos documentos armazenados por empresas têm alguma informação de caráter confidencial.
Empresas terão benefícios com a gestão de conteúdo mais eficaz, que ajuda a otimizar o uso das informações, diminuindo custos e gerando maior controle sobre os processos de negócio. Nesse sentido, localizar documentos de forma rápida e implantar políticas eficazes de controle dos dados são apenas a ponta do iceberg de consequências úteis para companhias de vários setores.
Diante desse cenário, empresas não devem entender o GDPR somente como uma imposição, uma tarefa a ser cumprida, mas também uma oportunidade de trazer diferencial competitivo em todas as esferas que compõem a empresa: das equipes de vendas aos cargos de liderança, todos podem ser beneficiados pela capacidade de organização e rastreamento de dados que a nova lei pode trazer.
Com a nova norma, podem ser aproveitadas uma série de oportunidades de agregar valor às companhias, como a evolução do relacionamento com clientes e a otimização de processos. Para isso, é necessário seguir quatro fases principais: análise, modelo documental de gestão dos dados, categorização e por último, a gestão e rastreamento de dados em todo o seu caminho pela empresa.
O primeiro passo tem como foco atingir os objetivos de otimização de processos, localização e categorização de informações "desestruturadas" dentro da companhia. Para isso, é necessário acessar a localidade de cada arquivo em diferentes documentos, processos e sistemas da companhia, fazer uma avaliação dos dados afetados pelo GDPR e fornecer um diagnóstico completo da situação atual da empresa.
A segunda etapa diz respeito à elaboração do "mapa" que vai mostrar a estrutura hierárquica de divisão das informações envolvidas no GDPR em diferentes tipos e subtipos, definição de um esquema de metadados, descrição detalhada das características de cada documento. Com isso, será possível ter um conhecimento completo sobre os dados gerenciados por cada parte da empresa.
Em seguida, o tratamento de dados vai definir características para cada tipo de dados. Na prática, será possível agrupar as informações em um ciclo de vida de acordo com o tipo de cada documento, aplicar sistemas de busca e localização, além de estabelecer mecanismos mais claros quanto ao consentimento relacionado à privacidade dos dados que circulam dentro da empresa. Com isso, é possível ter mais conhecimento sobre o consumidor e orientação clara sobre a proposta de valor relacionada à empresa.
Por último, a gestão e o rastreamento de dados trazem como principais resultados a aplicação de estratégias diferenciadas de retenção do consumidor, aumento da confiança dele em relação à marca, o que gera diferenciação da marca em relação às demais.
Apesar de parecer uma tarefa complicada, é necessário começar com pequenos passos, como o CRM. Partindo dessa estrutura, que prioriza as informações vitais para o desenvolvimento do negócio, é possível caminhar até às tecnologias com um nível superior de processamento, como a linguagem neural - que permite classificar, extrair e hierarquizar informações gerando maior controle sobre os dados.
Nesse caminho, é possível obter benefícios significativos. Não há dúvida de que a regulação vai mudar substancialmente o relacionamento entre consumidores e as organizações que gerenciam dados. As empresas devem garantir o domínio e a privacidade dos dados pessoais, melhorando a capacidade de decisão e controle de clientes sobre isso.
Na prática, empresas que conseguirem garantir o domínio e a privacidade dos dados com um modelo 360° poderão coletar os dados de clientes e ter um maior conhecimento sobre eles, sendo capazes de orientá-los de maneira mais assertiva e de aplicar procedimentos de retenção diferenciados. Tudo isso desde que desenvolvam uma consciência organizacional sobre a importância de garantir que os direitos do cliente sejam atendidos em todos os pontos de contato através do tratamento contínuo dos dados e de uma avaliação contínua dos riscos a que estão expostos nesse processo.
Dentro desse escopo, companhias que tiverem uma gestão de conteúdo consolidada em sua governança começam com uma vantagem ao implementar o GDPR. Por já terem sistemas organizados, são capazes de identificar facilmente dados e executar todas as operações exigidas pelo novo regulamento.
De qualquer forma, é fundamental que todas as etapas tenham um acompanhamento estratégico em um projeto feito especialmente para atender aos objetivos de eficiência e linhas de trabalho adequadas com o trabalho exigido pelos executivos C-Level, além de reflexões estratégicas sobre como o GDPR pode gerar valor dentro da organização e acompanhamento contínuo através de um projeto contínuo feito especialmente para cada organização.
É importante ter em mente que o GDPR representa uma oportunidade sem igual para as organizações avaliarem todo o potencial de dados que possuem à sua disposição e gerar maior segurança e produtividade, fidelizando clientes e trazendo maior produtividade para seus processos internos. Companhias brasileiras devem estar atentas para esse novo cenário: as empresas que conseguirem se adequar a essa nova realidade com certeza terão um diferencial competitivo importante para os próximos anos.
*Wander Cunha, diretor da Minsait no Brasil
