Ainda é cedo para tentar mensurar os impactos provocados com tantas mudanças, mas esse movimento de migração para o digital e integração dos canais corporativos trouxe avanços tão profundos que não é demais pensar que as operações nunca mais serão as mesmas. Inclusive, esse período nos mostra a importância do uso dos meios eletrônicos para melhorar a prestação dos serviços.
Dessa forma, a transformação digital é um passo importante e um caminho sem volta para muitos setores. Mas, para alcançar seu pleno desenvolvimento, é preciso pensar em um formato digital desde a sua concepção, com a modernização de processos e a evolução das ideias que permeiam os negócios.
Como no caso dos cartórios, essa atualização só será possível com a ampla recepção dos documentos nato digitais, aqueles já criados de forma eletrônica. Nossa realidade fica cada dia mais ágil, digital e conectada. Não faz mais sentido, portanto, ter métodos presos ao papel. São muitas as facilidades e possibilidades que surgem ao migrar o suporte, não só para as organizações, como também para os clientes, que ao estarem mais inteirados ficam também mais exigentes em relação às entregas.
Então resta a pergunta: para que retornar ao papel e retomar a obrigatoriedade do atendimento presencial?
Avanços rumo à transformação digital
Durante a pandemia, o Provimento nº 93/2020, publicado pelo Conselho Nacional de Justiça (CNJ), criou a possibilidade de envio dos documentos especificados para emissão das certidões de nascimento e óbito por endereço eletrônico. Foi uma medida importante para fortalecer os documentos digitalizados no Registro Civil e para fortalecer a modernização, mas sabemos que é possível evoluir ainda mais para mantermos a comunicação em formato digital.
Afinal, faz anos que a necessidade de modernização na prestação dos serviços é algo previsto e incentivado pela Lei Federal nº 8.935, de 18/11/94, ao dispor que cabe aos notários e aos oficiais de registro praticarem, independentemente de autorização, todos os atos previstos em lei necessários à organização e execução dos serviços, podendo, ainda, adotar sistemas de computação, microfilmagem, disco ótico e outros meios de reprodução.
Essa transição vem ocorrendo por meio da iniciativa de alguns cartórios, mas pode ser considerada tímida se comparada com outros setores, como o financeiro e o judiciário, entre outros. É importante termos em mente que, apesar do histórico e do contexto cultural da ampla utilização de documentos físicos, nos últimos anos estamos provendo uma mudança de paradigma. Os documentos físicos dão lugar aos documentos eletrônicos, sejam os chamados "nato digitais" ou os digitalizados que foram submetidos à mudança de suporte (do físico para o eletrônico).
A chave para promover o desenvolvimento é entender que teremos ainda mais agilidade e segurança, incentivando a atualização dos procedimentos. Nesse caso, com a criação de documentos natos digitais, o que evita a migração de suporte e a perda de características importantes atreladas à autenticidade e integridade do documento.
Recursos para alcançar novas possibilidades
Outro exemplo válido, ainda uma alteração provocada em meio à pandemia, foi a utilização de videoconferência para casamentos como forma de otimizar os serviços do Registro Civil. Além dos ganhos econômicos e de tempo, permitiu que várias pessoas em períodos de distanciamento social conseguissem oficializar sua união de forma segura, não sendo necessário adiar o sonho e nem outros projetos pessoais que dependiam dessa formalidade.
O recurso já vinha sendo utilizado em outras instâncias, como no âmbito penal para a realização de audiências, o que trouxe vantagens ao Poder Judiciário ao reduzir custos e riscos com deslocamento de pessoas presas. Vale destacar também a Resolução 330/2020 do CNJ que estipulou o uso de videoconferência em processos de apuração de atos infracionais praticados por adolescentes e de execução de medidas socioeducativas.
Ou seja, o atendimento e a prestação de serviços de forma não presencial são saídas práticas e vantajosas em muitos aspectos. São meios de acompanhar e contribuir para a evolução das relações sociais e econômicas da sociedade, cada dia mais urgente e necessária, que não combina com demora, ineficiência e burocracia.
Passos importantes estão sendo dados e se intensificando para que os Cartórios de Registro Civil consigam se inserir de vez no universo digital. Esperamos para o futuro a manutenção e a permanência dessas medidas que provem a eficiência da prestação dos serviços a distância e a utilização de documentos na forma eletrônica, especialmente os natos digitais. Há vários serviços que estão dando certo no mercado, como bancos totalmente digitais e telemedicina.
Vamos nos inspirar e investir em controles que proporcionem a identificação das pessoas sem a necessidade da presença física delas, com o uso de biometria, assinaturas eletrônicas e blockchain, entre outros.
*Sandra Paula Tomazi Weber - advogada especialista em Direito Digital e sócia do PG Advogados.
