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O mundo dos processos em transformação digital

Humberto Dantas

19 de outubro de 2017 | 11h47

Autoria: Magda Lisboa é líder MLG e Diretora da Empresa ATTIVA ESTRATÉGIA, tem vasta experiência no setor público e privado.

 

Atuar na Gestão Pública é um processo envolvente e dominante, pois instiga os mais profundos desejos de mudança que um gestor transformador e visionário, imbuído de senso de urgência e forte propósito, quer deixar de legado.

Nos últimos anos, atuando na Prefeitura da Cidade do Rio de Janeiro (PCRJ), apresentei a solução workflow como ferramenta ideal para nossos processos de alvarás e gerenciei o Programa de Concessão de Alvarás e seus Projetos, que foram pioneiros dentro da Prefeitura como solução para desburocratização, agilidade, transparência, algo inovador para a cultura organizacional. (Acesse prefeitura.rio/web/riomaisfacil).

Para fazer a mudança acontecer é fundamental honrar a abordagem ou método; assim, transformei em empírico o que aprendi com o Centro de Liderança Pública – CLP, em termos de Liderança Adaptativa: “identificar o desafio, criar e comunicar a visão, criar a equipe e desafiar o sistema, manter o ritmo gerenciando conflitos e consolidar e institucionalizar”.

Em 2015, a Prefeitura realizou então, através da Secretaria Executiva de Coordenação de Governo, SEOP e IPLAN/Fornecedor de TI, a grande mudança de paradigma nos processos de Licenciamentos e de Autorizações para Eventos e Abertura de Negócios, transformando de presencial e físico para online e virtual todas as interações entre os contribuintes e os agentes públicos, as entregas de documentos e o arquivamento dos processos, de forma a ganhar economicidade e reforçar a impessoalidade na ação do poder público.

A iniciativa de desburocratização teve um olhar sistêmico, mapeou um novo processo e alterou a legislação vigente através de novos decretos. O processo que antes exigia por parte do contribuinte o comparecimento às IRLFs e vários Órgãos, demandava abertura de processo administrativo físico, com a conferência pelo fiscal, de até 16 documentos, passou a ser 100% virtual, o contribuinte hoje realiza tudo online e os documentos são anexados no sistema e têm a integração com o REGIN, contou com as parcerias do SEBRAE, JUCERJA, RCPJ e implementou as diretrizes da REDESIM.

No caso de autorização para Eventos, antes da intervenção o contribuinte comparecia em até oito Órgãos e Secretarias e chegava a juntar 79 documentos. Hoje ele faz tudo online anexando apenas dois documentos e fazendo alguns clicks na interface do sistema.

Tudo isso descreve uma intervenção de liderança que quer mudança. E hoje a tecnologia da informação dispõe de ferramentas BPMs (Business Process Management) que mapeiam o processo. Este, por sua vez, passa por melhorias e otimizações de forma muito rápida e um sistema de interface workflow simples é construído, alcançando os resultados com rapidez.

Hoje estou à frente de uma especializada em gestão, estratégia e inovação, identificando que as causas das “dores dos clientes”, quase sempre são encontradas nas deficiências dos processos. Estamos vivendo um momento de transformação acelerada, como nunca visto. Ao desenhar o Modelo de Negócios e validar com o cliente, sucessivas vezes, até encontrar a equação de geração de valor, invariavelmente as atividades chave da empresa sugerem mudanças.

Assim, com base em tais desafios: colabore, faça parcerias com líderes digitais, é fácil e possível transformar o cenário dos processos; a tecnologia hoje em dia é muito prática e depende de empowerment de liderança transformadora!

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