Desde a sua implantação, o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) vem causando uma revolução nas empresas, uma vez que todas as companhias são obrigadas a exercer uma melhoria contínua em seus processos. Isso sobrecarregou os departamentos fiscais e contábeis das organizações e, consequentemente, os profissionais que atuam nesses setores tiveram que reaprender a apresentar as informações referentes aos tributos para os órgãos governamentais.
Com o advento da nota fiscal eletrônica, do SPED Fiscal e do SPED Contábil, os cadastros passaram a ter uma importância crucial. Quem não teve que corrigir endereços, NCMs, unidades de medida, entre outras informações? Quem até hoje não faz adequações contábeis e fiscais mensalmente nos seus sistemas de gestão? Na sequência vieram, ainda, a EFD Contribuições e, mais recentemente, a ECF.
Junto com tais obrigações, vem a questão: como tratar tudo isso de maneira manual, com planilhas e com sistemas que não podem conciliar informações, ou ainda, que não fornecem a apuração completa das informações? Além de se tornar praticamente inviável, isso aumentaria severamente a chance de autuações. Por isso, a aquisição de soluções informatizadas se tornou mandatória para quem quer estar em conformidade com o Fisco.
Do outro lado, para quem trabalha com o desenvolvimento de sistemas, a criação do SPED foi um facilitador. Qualquer produto, para ter abrangência e ser bem-sucedido no mercado, de maneira geral, necessita de um padrão básico de atendimento a múltiplos cenários e processos. Com a criação do SPED, a Receita Federal do Brasil (RFB) passou a auxiliar as empresas desenvolvedoras de soluções fiscais, uma vez que padroniza a entrega das obrigações. Na essência, o SPED nada mais é que a RFB ditando claramente como os contribuintes devem contabilizar, apurar e demonstrar cada imposto e contribuição referente aos seus processos de negócios.
Agora a RFB dá mais um passo em direção à formação completa da base de informações fiscais. No dia 16 de março foi publicada a Instrução Normativa RFB nº 1701/2017, que estabelece a obrigatoriedade da EFD-Reinf. Empresas que faturaram mais de 78 milhões em 2016 devem iniciar suas entregas em fevereiro, com a base em janeiro de 2018 e as demais ficaram para julho de 2018. Dentre todas as informações inerentes a esta obrigação, podemos destacar aquelas associadas aos registros das retenções previdenciárias de serviços prestados e tomados, outras retenções na fonte (IR, CSLL, COFINS, PIS/PASEP), eventos esportivos, CPRB (cf Lei 12.543/2011) e comercialização da produção rural. Todos esses registros carregam junto informações de processos administrativos e judiciais para informar ao governo se existe alguma exceção ao recolhimento regulamentar do imposto.
De acordo com o layout 1.0 divulgado pela Receita Federal até o momento, a EFD-Reinf trouxe mais 10 tabelas, 14 registros, aproximadamente 650 campos e algumas dezenas de novas regras a serem consideradas. São determinações que afetam diretamente o setor tributário, jurídico, financeiro, faturamento, suprimentos e tecnológico. Ou seja, a quantidade de informações é tão vasta que fica passível a erros, inconsistências e, consequentemente autuações fiscais e multas.
Outra novidade é que esta é a primeira obrigação acessória SPED de abrangência geral e a segunda no aspecto tecnológico (a primeira foi a EFD Financeiras) a trabalhar com arquivos XML e mensageria. Quem estava acostumado com a geração de arquivos texto separados por pipe ("l"), carregados no PVA (Programa Validador Autenticador), validados, assinados e entregues ao Fisco, passará a enviar eventos periódicos ou mensais, no formato XML, para os servidores da RFB por meio de serviços disponíveis na Internet. Acreditamos que o formato XML se torne padrão para todos os arquivos SPED. Ou seja, a Receita Federal pode estar se preparando para receber os SPEDs já existentes por eventos, substituindo os tradicionais PVAs.
Independente do porte e da localização da empresa, os problemas acabam tomando o mesmo rumo: grande parte das informações requisitadas pela EFD-Reinf não estão registradas nos sistemas, documentos fiscais de prestadores de serviços estão em módulos ou sistemas separados e, o pior de todos, não existem processos e procedimentos relacionados à retenção de terceiros de maneira uniforme.
Vale ressaltar que as entregas subsequentes serão mensais e a complexidade das informações vai além da capacidade da operação existente no sistema de gestão. Neste sentido, as soluções fiscais precisam ir além da entrega dos arquivos, elas devem prever também a conciliação em tempo real, sistema de mensageria, controle de retificações e, principalmente, a conformidade com as informações registradas. Com isso, é possível otimizar o tempo analisando dados por meio de relatórios e dashboards gerenciais, ao invés de corrigi-los. Essa é a excelência que devemos alcançar, esse é a chave para a conquista do compliance (conformidade) contábil-fiscal.
*Marcelo Passaglia é Product Manager da Solução Fiscal GUEPARDO da FH, empresa de tecnologia especializada em negócios e soluções em TI. É formado em Ciências da Computação pela Universidade Federal do Paraná (UFPR) e possui MBA em Gerenciamento de Projetos pela Fundação Getúlio Vargas (FGV). Contato: marcelo.passaglia@fh.com.br
